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纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。 数字化加工处理系统功能：档案扫描，图像校正、去黑边、自动纠偏、数据挂接等。 (一)档案调卷 调卷时需填写《调卷交接清单》(可以使用客户的交接清单)，一式两份客户一份项目组长一份。如填写一份时需要与客户沟通，项目结束时复印一份带回公司。 (二)档案整理 档案录入前如需要档案整理，先整理后录入 1、整理要给档案顺页 2、如有漏页的档案需要重新编写页号 3、如有跳页的档案需要重新编写页号。 档案整理是数字化加工工作的前提条件，如果没有正确的档案目录，会给后序工作带来很大麻烦，所以在数字化加工之前必须有完整并正确的档案目录。 诉讼类的标准，依次排列顺序为：公诉—侦监(批捕)—反渎(反纪)—监所—反贪—控申—纪检检查—民刑 (三)档案目录录入 1、对于待加工的档案，要制作电子目录，使用Excel表格方式制作，目录模板使用《检查机关档案目录模板》 2、如果用户提供电子目录，我方要认真核对有无错漏现象，找出错误并修正。并修改成与《检察机关档案目录模板》类似的字段标准。对于错误或疏漏的修正。 3、如果用户提供的目录和纸质档案不对照的,应该以纸质档案原文内容为标准进行录入，并删除错误信息。 (四)档案拆卷 1、拆卷时要对照档案目录逐页顺页，拆卷同时检查档案纸质目录，发现错误或疏漏进行改正或做出正确标识。 2、拆卷时一页页顺页，右上角页码变动时，要用铅笔标注页码。拆卷时页码有错误时应及时改正 3、拆卷过程中剔除生锈、易锈等金属物，要一页页拆开。 4、拆卷过程中尽量保护档案的原貌，以便于装卷、还卷时保持档案的原貌。 (五)档案扫描 1、扫描建立文件夹格式：工作流程——档案类型保管期限——年度——案卷号——顺序号 例如：(扫描——文书永久——2000——0001——1、2、3……)(文书永久——2015——0001、0002、0003……)(诉讼永久——2015——0001、0002、0003……) 2、扫描设置：文件存储格式应为TIFF格式;分辨率为300DPI;以黑白扫描为主，特殊情况下，如扫描照片时，设置颜色为“彩色”。 3、扫描时遇到蓝色钢笔字时，应调节好阈值，模糊时重新扫描。 4、扫描时遇到多张发票在同一页时，只需扫描一页。 5、扫描A3纸张时压平纸张再扫描，呈现出来的图像中间不能有黑线。 6、扫描时扫描人员要求看显示器扫描，减少空白页，黑线、残页。 7、档案扫描的过程要把档案纸张放置整齐，避免扫描过程中出现卡纸或者扫描数据不完全显示的现象。发现档案漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。发现扫描影像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。 8、纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式;纸张状态好的可采用高速扫描方式以提高工作效率。 (六)影像处理 1、影像处理要以视觉清晰、页面完整为准，对图像页面出现偏斜及图像页面中出现影响图像质量的杂质进行校正和处理。 2、对图像偏斜度、去污点、去黑边等进行检查。发现图像扭曲，图像不用处理，初扫要保留。 3、影像处理的过程中切勿操之过急，为了确保影像确实处理成功了，要务必看到了处理后的效果。影像处理过程中应遵循在不影响完整度的前提下保持档案原貌的原则。 4、若处理时误删原文或原文内容，要及时反应给组长，协调扫描人员，重新扫描、处理。 5、影像处理时，要保留文件编号与文件页码。特殊情况下，如扫描的照片不用进行影像处理。 6、处理时只能缩小2次，项目组长如发现应提示处理人员，提示2次以上发现不更改，绩效不予登记。(分配处理的阶段不予登记) (七)数据质检、图像质检 1、逐件检查上下件是否相连，如不相连及时调整。 2、逐页检查每个影像文件的倾斜度、清晰度、整洁度、分辨率、格式等。如出现少量的图像倾斜、黑边、黑点无处理，质检人进行处理。质检时出现大于100:3时无处理时，返回给处理的人员重新处理。若不重新处理从绩效中3倍扣除。(分配处理的阶段) 3、逐页检查每个影像文件是否重页、缺页、漏页、页面信息不完整，不完整应进行补扫。 4、发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像，发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。 (八)档案装卷 1、装订前对照档案目录检查档案数量、内容的正确性，档案目录是否清晰并与档案实体相符。 2、检查盒内文档的各种编号与盒面各项是否相符;检查文件排列顺序是否正确，文件放置方向是否正确; 3、装卷时一定要再次顺页，若装卷时除拆卷、扫描人员反应的问题外，发现文件有缺页、残页，目录、备考表遗失等其他问题时要及时反应给组长及时解决; 4、装卷时一定要注意档案在拆卷前的原貌，订线松紧要适中(小拇指不能顺利插入装订线中)，不得自作主张，改变档案装卷规则。 5、装卷时应右下角对齐进行装订。 6、装卷不合格要返回重新装订，3本以上装订不符合规定的，应全部返回重新检查并按规定装卷。 (九)数据挂接 1、由组长通过ADPS生成挂接数据。 2、挂接时先挂接目录，挂机到相应的数据库中，然后在挂接生成的PDF数据。 3、挂接注意事项，挂接文书案卷时：案卷目录不挂接扫描数据内容，数据挂接到卷内文件目录下。 4、挂接完成时要对挂接的内容进行质检，查看挂接内容是否完整，如有错误需要重新挂接。 5、将数据复制到档案服务器上。 (十)数据备份 扫描期间组长要备份不同价段的数据两份以上，初扫备份，成品备份。全部工程完成后，客户经验收合格后，进行三种备份： 1、将全部数据刻录成DVD光盘备份。(备份PDF) 2、将全部数据在计算机硬盘上备份。(初扫、成品、成品PDF、目录) 3、将全部数据复制到客户的档案服务器上备份。 |
